Creating Success: Nghệ Thuật Phân Quyền Và Giao Việc

Việc duy trì sự thành công trong bối cảnh kinh doanh ngày càng đầy những nhu cầu bất biến và những điều không chăn chắn là một nhiệm vụ khó khăn. Và các tổ chức có thể vượt qua được nhiệm vụ này nếu có sự hợp tác toàn diện và lòng nhiệt thành của đội ngũ nhân viên ở mọi cấp bậc.

Thông thường, khi nhắc đến sự thành công của một tổ chức, mọi người nghĩ đến ngay nhà lãnh đạo. Nhưng thật sự, nhà lãnh đạo là người quyết định tầm nhìn, định hướng phát triển; còn để triển khai những tầm nhìn, định hướng đó theo đúng mục tiêu lại phụ thuộc vào công sức rất lớn của đội ngũ nhân viên.

Một trong những kỹ năng chủ đạo của những người làm công tác quản lý là kỷ năng trao quyền. Trao quyền là chuyển giao quyền hạn, là tạo thêm tính độc lập để nhân viên toàn tâm ý với công việc, để nhân viên cảm nhận được công sức đóng góp của mình và phát huy tối đa năng lực bản thân. Trao quyền còn là một sự thay đổi về nhận thức quản lý: quản lý công việc dựa theo kết quả cuối cùng chứ không phải theo phương pháp hoặc giờ giấc làm việc như trước kia.

Trao quyền luôn là một công cụ cực kỳ hiệu quả để phát triển con người và tổ chức. Bằng những ví dụ thiết thực, những lý giải dễ hiểu, những phân tích lô-gíc, cuốn sách này sẽ giúp các nhà quản lý dễ dàng hơn trong việc thực hiện trao quyền. Cuốn sách này có thể được sử dụng như một cẩm nang hữu ích cho việc đào tạo và phát triển các nhà quản lý đang phải đối mặt với những cơ cấu hay thay đổi, hoặc có thể dùng như sách tham khảo cho những cá nhân tự nghiên cứu. Hy vọng các bạn sẽ tìm thấy nhiều điều hữu ích khi vận dụng những kiến thức trong cuốn sách này vào thực tế công việc của mình.

Trao quyền là một yếu tố vô cùng thiết yếu trong môi trường kinh doanh hiện đại. Những tiêu chí như tạo thiện cảm nơi khách hàng; nâng cao chất lượng dịch vụ cung cấp; gia tăng năng suất; giữ vững ưu thế cạnh tranh… không thể xảy ra nếu các doanh nghiệp, các tổ chức không có thái độ tích cực đối với việc trao quyền cho nhân viên.

Một sự thật rõ ràng là việc trao quyền sẽ đem lại nhiều lợi ích cho các tổ chức, vậy câu hỏi đặt ra là cá nhân các nhân viên sẽ nhận được gì từ việc này? Và các nhà quản lý nên trao quyền như thế nào cho nhân viên?

Trao quyền là gì?

Trao quyền nghĩa là chuyển giao quyền hạn cho nhân viên nhằm khuyến khích nhân viên tham gia nhiều hơn vào các quyết định và hoạt động có ảnh hưởng trực tiếp đến công việc của họ. Khi được trao quyền, nhân viên sẽ được có cơ hội phát huy những sáng kiến, ý tưởng mới mẻ, hiệu quả và chủ động vận dụng chúng vào thực tế công việc.

Mục đích chính của việc trao quyền bao gồm:

Khuyến khích nhân viên đóng vai trò năng động hơn trong công việc.

Khuyến khích nhân viên chủ động cải thiện cách thực hiện công việc.

Cho phép nhân viên đưa ra nhiều quyết định quan trọng hơn mà không phải tham khảo ý kiến của cấp trên.

Trong tổ chức bạn, chắc chắn sẽ có các nhóm hay các cá nhân được trao quyền hạn ở nhiều mức độ khác nhau. Một số người có thể không muốn dính dáng đến việc gì khác ngoài việc thực hiện những nhiệm vụ được giao; số khác thì có thể trở nên tích cực trong một thời gian ngắn rồi sau đó quyết định không tiếp tục tham gia. Tuy nhiên với đa phần mọi người, sự trao quyền mở ra một cách thức làm việc hoàn toàn mới. Đó chính là các nhân viên và nhóm muốn chịu trách nhiệm về những gì không thuộc nhiệm vụ trực tiếp của mình và góp phần làm cho tổ chức phát triển hơn nữa. Những nhân viên này vô cùng năng động trong việc giải quyết vấn đề và dễ dàng hợp tác với các cá nhân và các nhóm khác.

Cam kết từ cấp lãnh đạo cao nhất

Để việc trao quyền phát huy hiệu quả tối đa thì việc đầu tiên bạn cần phải làm thay đổi vai trò và cách quản lý của cấp lãnh đạo. Quá trình này chỉ có thể thực hiện được ở một môi trường nơi có những kỳ vọng lớn lao, nơi mọi người cảm nhận mình được tôn trọng và đánh giá cao, và nơi mà mọi người luôn nỗ lực cống hiến hết mình. Sự trao quyền cắt đứt mối quan hệ truyền thống giữa nhà quản lý và nhân viên cấp dưới. Cấp quản lý cần phải có thái độ đúng đắn đằng sau động thái trao quyền cho nhân viên. Nếu không đạt được sự thay đổi văn hóa cần thiết thì việc trao quyền xem như là rất khó khăn, nếu không nói là không thể.

Tại sao cần phải trao quyền?

Việc trao quyền chính là nền tảng cho những thay đổi đang diễn ra trong công việc ngày nay, Nó đi cùng với những thay đổi của xã hội và với những nhu cầu của môi trường cạnh tranh.

Có hai lý do giải thích cho sự cần thiết thay đổi cách làm việc đối với nhân viên trong các tổ chức kinh doanh:

Sự thay đổi của môi trường kinh doanh.

Sự thay đổi của bản thân con người.

Yếu tố thay đổi của môi trường kinh doanh

Môi trường kinh doanh hiện nay đang phải đối mặt với ngày càng nhiều những bất ổn, phức tạp và những thay đổi không thể dự đoán được, điển hình như:

Tăng cường cạnh tranh

Tất cả các doanh nghiệp ít nhiều đều bị chi phối và ảnh hưởng bởi môi trường cạnh tranh trong chừng mực nào đó. Việc cạnh tranh có thể đến từ nhiều hướng: thị trường nội địa hoặc sự tấn công từ các tập đoàn toàn cầu.

Tổ chức cần những nhân viên được trao quyền để chống lại nguy cơ cạnh tranh.

Tốc độ cải tiến công nghệ nhanh chóng

Bất kỳ doanh nghiệp nào muốn tồn tại trong một thế giới luôn thay đổi cũng phải tìm cách để bắt nhịp sự tiến bộ của công nghệ áp dụng cho các sản phẩm, dịch vụ, và các phương thức hoạt động của mình. Nếu không, tổ chức có nguy cơ phải đối mặt với sự hủy diệt khi các công ty khác tận dụng những ưu thế phát triển mới. Ngày nay đa số các công ty đều sử dụng hệ thống công nghệ hiện đại để thu thập, xử lý, lưu trữ và khai thác thông tin hiệu quả hơn. Nhiều công ty sử dụng chúng như một nền tảng của quy trình sản xuất hay dịch vụ hoàn toàn mới. Các hệ thống thông tin phức tạp của doanh nghiệp đã tăng cường hiệu suất chung và thường xuyên mang lại những khoản tiết kiệm chi phí đáng kể.

Tổ chức cần những nhân viên được trao quyền để khai thác tính ưu việt của công nghệ tiên tiến.

Nhu cầu không ngừng về chất lượng cao hơn và giá trị tốt hơn

Nhiều tổ chức nhận ra rằng, đứng trước sự cạnh tranh ngày càng gia tăng, họ phải không ngừng nâng cao chất lượng sản phẩm và dịch vụ. Điều này đồng nghĩa với việc tìm hiểu nhu cầu khách hàng rồi tìm cách đáp ứng nhu cầu ấy. Khi nhiều doanh nghiệp cùng cạnh tranh trong một thị trường để giành được cùng một đối tượng khách hàng thì chất lượng thường là cách quan trọng nhất để có được lợi thế cạnh tranh.

Tổ chức cần những nhân viên được giao quyền để tư duy những giải pháp sáng tạo nhằm cải thiện sản phẩm và dịch vụ của mình.